Будьте вежливы. Помните о словах приветствия и благодарности. Соблюдайте правила грамматики и пунктуации.
Обилие ошибок могут принять за вашу некомпетентность и неуважение к адресату. Используйте заглавные буквы только при необходимости.
В электронном этикете текст, напечатанный заглавными буквами, воспринимается как крик. Пишите небольшие сообщения, логичные по структуре.
Разбивайте текст на абзацы, используйте короткие предложения. Если информацию нельзя сократить, напишите 2 письма.
При ответе на письмо цитируйте отрывки оригинального сообщения. Так адресат легче вспомнит, о чем шла речь.
Не отправляйте по электронной почте конфиденциальную информацию, номера кредитных карточек.
Безопасность информации превыше всего. В деловых письмах не используйте смайлики, яркий фон и цветные шрифты.
В конце письма ставьте подпись .
Она поможет получателю определить отправителя письма и даст дополнительную информацию (телефон, факс). Написав письмо, прочтите его, поставив себя на место получателя.

Не секрет, что письмо, отправленное от реального человека, больше обрадует пользователя, чем спам от очередного робота.
А значит, забудьте о словосочетании «no-reply».
У ваших получателей должна быть возможность ответить на письмо.
No-reply они уж точно не добавят в адресную книгу, а вот кнопку «спам» нажмут с удовольствием и чувством выполненного долга.
Кстати, некоторые европейские страны законодательно обязывают рассыльщика указывать адрес, доступный для обратной связи.
Если всё же используете адрес-заглушку, то называйте его как угодно, кроме no-reply.
В поле From для большей убедительности напишите реальные имя и фамилию сотрудника или хотя бы название компании.

Настойчивые будут блокированы .